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Chaque mois, le locataire paie une provision pour charge en même temps que le loyer mensuel. Ce sont les charges locatives que le décret du 26 août 1987 nous énumère qui fait écho en même temps des charges récupérables. Comme une loi d’ordre général, le bailleur doit le respecter même en présence de clauses limitatives. Une liste limitative est mise à la disposition du locataire qui peut disposer de pièces justificatives lui permettant de justifier l’existence de telles charges ou dépenses récupérables dans certains cas. Il est à noter que certaines dépenses effectuées par le propriétaire ne sont pas récupérable sur les charges et provision.

Par contre, il y a d’autres dépenses qui sont récupérables et un référentiel de calcul est utilisé dans l’hypothèse d’une évaluation.

1 - La provision

Les charges de location se paient sous la forme d’une provision mensuelle qu’on ajoute au loyer mensuel que paie le locataire en temps normal.

Le montant de la provision est déterminé lors de la conclusion de la convention, objet du bail, elle est fixée en fonction des charges réelles de l'exercice écoulé.

Les charges sont mises à jour tous les ans  selon les dépenses ajoutées de la valeur réelle du bien immobilier.

Il doit également s'acquitter de l'entretien courant et des petites réparations des parties communes intérieures et extérieures du bien.

Les charges locatives couvrent aussi d’autres taxes comme les taxes de balayage ou d’enlèvement d’ordures mais aussi les dépenses de produits consommables.

2 - Les charges récupérables

Le propriétaire peut récupérer une partie des charges qu'il doit payer auprès de son locataire dans le cadre de la convention qui les lie. C’est ce que l’on appelle les "charges récupérables". Il faut préciser que ces charges sont régularisées tous les ans en fonction des sommes réellement dues. C’est donc que ce sont des charges qui ne font pas l’objet d’une tarification à charge dans la réglementation de la convention de départ. C’est un acquis de fait pour le propriétaire dans ses rapports avec le locataire. Cela participe même du bon fonctionnement de la relation contractuelle.

Hormis les dépenses prévues dans la loi, il y a les dépenses liées à la sécurité du bien. S’y ajoute les impôts correspondant à des services dont le bénéficiaire est le locataire. Il y a aussi les dépenses diverses touchant à la bonne occupation de l’espace. Cela participe aussi à la bonne quiétude de l’occupation.

Le propriétaire procède chaque fois à une régularisation qui se fait d’ailleurs une fois chaque année.

Le bailleur peut effectuer une régularisation rétroactive dans la limite de 5 ans. Sinon, le locataire est en droit de le réclamer.